Jak chronimy Twoje dane podczas eventów i rezerwacji
Na stronie zagrolavista.com oraz w trakcie współpracy przy organizacji eventów dbamy o to, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane przejrzyście, bezpiecznie i wyłącznie w celach związanych z obsługą zapytań, rezerwacji oraz realizacją wydarzeń rozrywkowych offline.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Zagrolavista, podmiot prowadzący działalność w zakresie organizacji eventów, wieczorów tematycznych, formatów stołowych oraz rozrywki offline na terenie Polski.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
- adres e-mail: [email protected]
- formularz kontaktowy na stronie: https://zagrolavista.com/contact-us/
- korespondencyjnie – na adres wskazany w sekcji kontaktowej na stronie zagrolavista.com
Administrator dba o to, aby Twoje dane były przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskimi przepisami krajowymi.
2. Zakres gromadzonych danych
Zakres danych osobowych, które możemy przetwarzać podczas korzystania z naszej strony internetowej oraz usług eventowych Zagrolavista, obejmuje w szczególności:
- dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko;
- dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub dane rozliczeniowe firmy;
- informacje dotyczące planowanego wydarzenia: typ eventu (np. event firmowy, prywatne wydarzenie), liczba uczestników, preferowana lokalizacja, termin, oczekiwane formaty stołowe i programy rozrywkowe;
- dane przekazywane w treści wiadomości, briefach i załącznikach, które dobrowolnie udostępniasz;
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony: adres IP, identyfikatory urządzenia, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, przybliżona lokalizacja, statystyki odwiedzin, dane zbierane z użyciem plików cookies i podobnych technologii;
- dane wynikające z komunikacji z nami: historia korespondencji, notatki z rozmów i ustaleń dotyczących organizacji wydarzeń.
Nie przetwarzamy danych dotyczących Twojej aktywności finansowej ani danych związanych z depozytami, wypłatami, zyskami czy jakimikolwiek transakcjami o charakterze inwestycyjnym lub hazardowym. Nasze eventy mają charakter wyłącznie rozrywkowy i offline, bez realnych stawek pieniężnych, wygranych, nagród finansowych czy obietnic zysków.
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania
Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych celach i w oparciu o odpowiednie podstawy prawne:
3.1. Obsługa zapytań i rezerwacji eventów
Przetwarzamy dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, przygotowania oferty, doprecyzowania szczegółów wydarzenia oraz realizacji rezerwacji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz do realizacji umowy.
3.2. Realizacja współpracy i obsługa wydarzeń
Podczas planowania i realizacji eventów (np. eventy firmowe, prywatne wydarzenia, pokerowe programy eventowe, ruletkowe atrakcje, blackjack jako atrakcja) przetwarzamy dane kontaktowe oraz informacje organizacyjne, aby zapewnić sprawny przebieg wydarzenia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy.
3.3. Cele komunikacyjne i obsługa bieżącej współpracy
Możemy kontaktować się z Tobą w sprawie zmian w harmonogramie, szczegółów technicznych, potwierdzeń oraz informacji organizacyjnych dotyczących eventów.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu sprawnej komunikacji i jakości usług.
3.4. Cele marketingowe i budowanie relacji
Jeżeli wyrazisz na to dobrowolną zgodę, możemy przesyłać Ci informacje marketingowe dotyczące nowych formatów eventowych, inspiracji na wieczory tematyczne oraz aktualnych propozycji rozrywek offline.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na działania marketingowe (którą możesz w każdej chwili wycofać).
3.5. Analiza ruchu na stronie i poprawa użyteczności
Wykorzystujemy pliki cookies i narzędzia analityczne do tworzenia statystyk odwiedzin serwisu, optymalizowania treści, poprawy dostępności i szybkości działania strony.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora w postaci rozwijania serwisu oraz, tam gdzie wymagane, art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na cookies.
3.6. Realizacja obowiązków prawnych i dochodzenie roszczeń
Niektóre dane mogą być przetwarzane w celu wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych) lub w celu ewentualnego dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny administratora oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora.
4. Sposoby pozyskiwania danych
Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, gdy:
- wypełniasz formularz kontaktowy lub zapytanie ofertowe na stronie zagrolavista.com;
- kontaktujesz się z nami mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem komunikatorów;
- przekazujesz nam brief lub szczegółowe informacje dotyczące planowanego wydarzenia, oczekiwanych formatów stołowych oraz preferencji uczestników;
- podpisujesz umowę lub akceptujesz warunki współpracy;
- uczestniczysz w wydarzeniu jako reprezentant klienta lub osoba kontaktowa po stronie organizatora.
W ograniczonym zakresie dane techniczne (np. adres IP, identyfikatory cookies) mogą być pozyskiwane automatycznie podczas korzystania ze strony za pośrednictwem plików cookies i narzędzi analitycznych. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji dotyczącej plików cookies oraz w Polityce cookies dostępnej na stronie /cookie-policy/.
5. Prawa użytkowników
Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
5.1. Prawo dostępu do danych
Masz prawo uzyskać od nas informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje o celach i sposobach przetwarzania.
5.2. Prawo do sprostowania danych
Jeżeli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia, aby odzwierciedlały aktualny stan.
5.3. Prawo do usunięcia danych
Możesz zażądać usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”) w sytuacjach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub wycofasz zgodę.
5.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania
Masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania danych, np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość lub gdy sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu – na czas wyjaśnienia sytuacji.
5.5. Prawo do przenoszenia danych
W zakresie określonym w RODO możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przesłać je innemu administratorowi lub poprosić nas o bezpośrednie przekazanie danych.
5.6. Prawo sprzeciwu
Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celach marketingu bezpośredniego. Po zgłoszeniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w tych celach, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw.
5.7. Prawo do wycofania zgody
Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody (np. zgoda marketingowa, zgoda cookies), możesz ją w dowolnym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected] lub za pośrednictwem formularza na stronie /contact-us/. W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić o dodatkowe informacje w minimalnym niezbędnym zakresie.
6. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom trzecim, w zakresie niezbędnym do realizacji naszych usług eventowych i obsługi strony internetowej, takim jak:
- podwykonawcy współpracujący przy realizacji eventów (np. prowadzący wieczory tematyczne, animatorzy, ekipy techniczne, dostawcy dekoracji oraz oświetlenia), w zakresie niezbędnym do właściwej organizacji wydarzenia;
- dostawcy usług IT i narzędzi komunikacyjnych (np. hosting, systemy poczty elektronicznej, systemy CRM, platformy do wysyłki newsletterów);
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub doradcze, jeżeli jest to konieczne do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony naszych praw;
- operatorzy narzędzi analitycznych i marketingowych działających na stronie, w zakresie objętym cookies i innymi technologiami śledzącymi.
Każdorazowo dbamy o to, aby podmioty te przetwarzały dane zgodnie z przepisami prawa, w szczególności poprzez zawieranie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych i nie przekazujemy ich podmiotom, które wykorzystują je we własnych niezależnych celach marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody.
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeśli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi IT doszłoby do przekazania danych do państw trzecich, odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO (np. standardowe klauzule umowne).
7. Bezpieczeństwo i ochrona danych
W celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą czy ujawnieniem stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:
- szyfrowanie połączenia ze stroną internetową (protokół HTTPS);
- regularne aktualizacje oprogramowania i systemów wykorzystywanych do obsługi serwisu oraz komunikacji;
- ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych, które muszą je znać w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych;
- stosowanie haseł o odpowiedniej złożoności oraz zasad bezpieczeństwa dostępu do systemów;
- procedury zarządzania incydentami oraz weryfikację podmiotów zewnętrznych, którym powierzamy przetwarzanie danych.
Mimo stosowania nowoczesnych zabezpieczeń żadna forma transmisji danych w Internecie nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. Dlatego zachęcamy do zachowania ostrożności, m.in. poprzez nieudostępnianie danych dostępowych osobom trzecim oraz korzystanie z aktualnego oprogramowania na własnych urządzeniach.
9. Okres przechowywania danych
Twoje dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, a następnie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub uzasadniony interes administratora. W szczególności:
- dane związane z zapytaniami ofertowymi i komunikacją przechowujemy zazwyczaj do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do nawiązania współpracy;
- dane przetwarzane w związku z realizacją umów i rozliczeniami przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zazwyczaj do 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek księgowy);
- dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing) przechowujemy do momentu jej wycofania lub zgłoszenia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż jest to uzasadnione celem ich przetwarzania;
- dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do upływu okresu przedawnienia takich roszczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Po upływie odpowiednich okresów dane są bezpiecznie usuwane, anonimizowane lub archiwizowane, jeżeli przepisy prawa tego wymagają.
10. Kontakt i zgłaszanie naruszeń prywatności
Jeżeli masz pytania dotyczące naszej polityki prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami:
- e-mail: [email protected]
- formularz kontaktowy: https://zagrolavista.com/contact-us/
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Aktualne dane kontaktowe UODO dostępne są na stronie: https://uodo.gov.pl.
Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, m.in. w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem naszych usług eventowych lub wdrażaniem nowych rozwiązań technologicznych w serwisie. O istotnych zmianach będziemy informować poprzez komunikat na stronie lub drogą komunikacji, z której korzystasz.